Ticketing újdonságok: emlékeztetők, időzített válaszok és korlátlan Microsoft 365-postafiók
6
perc
2026.08.07
Kéri Zoltán
🚀
Próbálja ki a Flowyer-t!
Professzionális ügyviteli szoftver ügyvédeknek
✓
Ügyek kezelése
✓
Határidő követés
✓
Számlázás
✓
Csapatmunka
Nincs kötöttség • Azonnali használat
Amikor bemutattuk a Flowyer Ticketing modult, egy mindennapos irodai problémára kerestünk megoldást: hogyan lehet a központi e-mail-postafiókba érkező megkereséseket úgy kezelni, hogy mindig egyértelmű legyen, melyikkel ki foglalkozik, hol tart az ügyféllel folytatott kommunikáció, és szükség van-e még intézkedésre.
A Ticketing ezért a beérkező leveleket követhető, felelőshöz rendelhető ticketekké alakítja, az összetartozó üzeneteket beszélgetésszálakba rendezi, és egyértelmű státuszokkal teszi átláthatóvá az ügyfélkommunikációt.
A modul azóta tovább fejlődött. Három új funkcióval bővítettük, amelyek még inkább a mindennapi irodai munkához igazítják a levelezés kezelését: emlékeztetők állíthatók be a ticketekhez, előre időzíthető a válaszok kiküldése, valamint már korlátlan számú Microsoft 365-postafiók kapcsolható a rendszerhez.
Emlékeztetők: a Flowyer szól, amikor újra foglalkozni kell egy megkereséssel
Gyakori helyzet, hogy az iroda elküld egy levelet az ügyfélnek, majd várja a választ. Néhány nap elteltével azonban könnyen háttérbe szorulhat a levelezés, különösen akkor, ha közben több tucat új megkeresés, határidő és feladat érkezik.
Ilyenkor nem feltétlenül az a probléma, hogy nincs rögzítve a kommunikáció, hanem az, hogy valakinek észben kell tartania: ezzel a tickettel néhány nap múlva ismét foglalkozni kell.
Erre szolgálnak az új ticketemlékeztetők.
Bármelyik tickethez beállítható egy konkrét időpont, valamint az is meghatározható, hogy az emlékeztető melyik munkatársnak szóljon. Amikor elérkezik a megadott időpont, a Flowyer a rendszerben és e-mailben is értesíti az érintett kollégát.
Így például már a válasz elküldésekor beállítható, hogy ha az ügyfél három munkanapon belül nem jelentkezik, a rendszer péntek délelőtt emlékeztesse az ügyintézőt az utánkövetésre.
Nem kell külön naptárbejegyzést létrehozni, jegyzetet készíteni vagy fejben tartani, melyik levelezéshez kell még visszatérni. Az emlékeztető közvetlenül ahhoz a tickethez kapcsolódik, amelyhez a további intézkedés tartozik.
A feladat tehát ott marad, ahol maga a kommunikáció is történik.
Időzített válaszküldés: írja meg most, küldje el később
Nem minden levelet akkor érdemes elküldeni, amikor elkészül.
Előfordulhat például, hogy este fejez be egy választ, de nem szeretné, hogy az ügyfél késő este kapja meg. Máskor egy üzenetnek egy meghatározott napon vagy időpontban kell megérkeznie.
A Ticketingben ezért az azonnali küldés mellett mostantól a válasz kiküldésének pontos időpontja is előre beállítható.
A levél ugyanúgy elkészíthető a Flowyerben, mint korábban, de elküldés helyett megadható, hogy a rendszer melyik napon és hány órakor továbbítsa azt az ügyfélnek.
Így a munkatárs akkor készítheti el a választ, amikor arra ideje van, az ügyfél pedig akkor kapja meg, amikor annak valóban itt az ideje.
Az időzített üzenet a kiküldésig a beszélgetésszálban marad, ahol egyértelműen látható a tervezett küldési időpont. Ha közben változik valami, a levél a kiküldés előtt módosítható, vagy az időzített küldés vissza is vonható.
Ez különösen praktikus lehet munkaidőn kívüli munkavégzésnél: nem a levél megírásának időpontja határozza meg, mikor érkezik meg az ügyfélhez.
A Ticketing már nem csak a központi postafiókról szól
Az egyik legjelentősebb változás azonban nem egyetlen új funkció, hanem magának a Ticketingnek a kibővülése.
A rendszer eredetileg elsősorban az iroda központi – például info@, iroda@ vagy office@ – címére érkező megkeresések kezelésére készült.
Mostantól egy irodához korlátlan számú Microsoft 365-postafiók kapcsolható.
Ez azt jelenti, hogy a központi cím mellett a munkatársak saját Microsoft 365-postafiókjai is csatlakoztathatók a Flowyerhez. Egy iroda tehát nem kényszerül arra, hogy kizárólag egyetlen közös postafiók kommunikációját kezelje ticketként.
Az egyes munkatársak néhány lépésben összekapcsolhatják saját postafiókjukat a rendszerrel, a beérkező levelek pedig ugyanabban az átlátható, ticketalapú rendszerben kezelhetők.
Ezzel a Ticketing szerepe is jelentősen kibővül: a központi ügyfélkapcsolati cím kezelése mellett akár az iroda teljes Microsoft 365-alapú levelezésének rendszerezésére is használható.
Miközben az egyes postafiókok külön maradnak, kezelésük egységes rendszerbe kerülhet.
Ki melyik postafiókot láthatja?
Több postafiók összekapcsolásánál természetesen alapvető kérdés, hogy az egyes levelezésekhez kik férhetnek hozzá.
Nem cél, hogy egy személyes munkatársi postafiók automatikusan az iroda minden dolgozója számára láthatóvá váljon.
Ezért a Flowyerben postafiókonként külön szabályozható a hozzáférés.
Az iroda meghatározhatja, hogy az adott postafiók ticketjeit kik láthatják:
- szerepkör alapján, például az ügyvédek vagy az asszisztensek;
- személy szerint, konkrét munkatársak kijelölésével.
Mindkét esetben több szerepkör vagy több személy is kiválasztható.
Az iroda adminisztrátora és az adott postafiók tulajdonosa továbbra is hozzáfér a postafiókhoz, miközben a többi munkatárs csak akkor láthatja annak ticketjeit, ha erre jogosultságot kapott.
Így egy közösen kezelt iroda@ cím elérhetővé tehető például az egész asszisztensi csapat számára, míg egy ügyvéd saját postafiókjához csak az ügyvéd és az általa kijelölt munkatársak férhetnek hozzá.
Az egységes levelezéskezelés tehát nem jelenti azt, hogy mindenki minden levelezést lát.
Egyre kevesebb dolog, amit fejben kell tartani
Az új funkciók első pillantásra három különböző területet érintenek, valójában azonban ugyanazt a célt szolgálják: csökkenteni az ügyfélkommunikációval járó manuális szervezést.
Az emlékeztetők gondoskodnak arról, hogy egy későbbi utánkövetés ne merüljön feledésbe.
Az időzített válaszküldéssel a levél elkészítésének és elküldésének időpontja elválasztható egymástól.
A korlátlan számú Microsoft 365-postafiók pedig lehetővé teszi, hogy ne csak egyetlen központi cím, hanem akár az iroda több munkatársának levelezése is ugyanabban a követhető rendszerben legyen kezelhető – postafiókonként meghatározott jogosultságok mellett.
A Flowyer Ticketing így már nemcsak a központi postafiók kezelését segíti, hanem az iroda teljes e-mail-kommunikációját átláthatóbbá és szervezettebbé teszi.
Ha már használja a Flowyert, az új Ticketing funkciókat a Kommunikáció menüpont alatt érheti el.
Ha pedig még nem Flowyer-felhasználó, de szeretné látni, hogyan tehető átláthatóbbá és követhetőbbé az iroda e-mail-kommunikációja, próbálja ki a Flowyert 14 napig, vagy kérjen személyes bemutatót!
