Flowyer Ticketing: professzionális ügyfélkezelés a központi e-mail-postafiókból
7
perc
2026.07.21
Kéri Zoltán
🚀
Próbálja ki a Flowyer-t!
Professzionális ügyviteli szoftver ügyvédeknek
✓
Ügyek kezelése
✓
Határidő követés
✓
Számlázás
✓
Csapatmunka
Nincs kötöttség • Azonnali használat
Egy ügyfél e-mailt küld az iroda központi címére egy új megbízással kapcsolatban. A levél megérkezik az info@, iroda@ vagy office@ postafiókba, de első pillantásra nem látszik, hogy ki foglalkozik majd vele, történt-e már intézkedés, vagy vár-e még válaszra.
A közös postafiókhoz több kolléga is hozzáférhet, ezért könnyen előfordulhat, hogy mindenki úgy gondolja, valaki más már elolvasta vagy megválaszolta a megkeresést. Más esetben ketten is elkezdenek foglalkozni ugyanazzal a levéllel, miközben egy másik ügyfél üzenete észrevétlenül marad.
A Flowyer új Ticketing modulja ezt a folyamatot átláthatóbbá és professzionálisabbá egyszerűsíti. A központi e-mail-címre érkező megkeresések automatikusan követhető, felelőshöz rendelhető ügyfélszolgálati jegyekké, vagyis ticketekké alakulnak.
Miért fontos ez egy ügyvédi irodának?
Az info@, iroda@, office@ vagy más központi e-mail-cím gyakran az ügyvédi iroda első kapcsolódási pontja. Ide érkezhet új ügyfélmegkeresés, iratküldés, időpontkérés, folyamatban lévő ügyhöz kapcsolódó kérdés vagy visszahívási kérés.
Egy hagyományos közös postafiók azonban elsősorban leveleket jelenít meg, nem pedig munkafolyamatokat. Attól, hogy egy üzenet olvasottként látszik, még nem derül ki, hogy ki foglalkozik vele, mikor várható válasz, szükséges-e belső egyeztetés, vagy lezárható-e a megkeresés.
Gyakran elhangzik a kérdés: „Válaszolt már valaki ennek az ügyfélnek?” Egy központi postafiók önmagában erre nem mindig ad egyértelmű választ.
Egy megválaszolatlanul maradt vagy elveszett ügyfélmegkeresés egy ügyvédi irodánál nem pusztán szervezési kellemetlenség. Hatással lehet az iroda megítélésére, az ügyfél bizalmára, bizonyos helyzetekben pedig szakmai és felelősségi kérdéseket is felvethet.
A Ticketing modul abban segít, hogy a központi e-mail-cím ne egyszerűen egy közös postaláda legyen, hanem rendezett és követhető ügyfélkezelési csatorna.
Hogyan működik?
A Ticketing modul az iroda meglévő központi e-mail-postafiókjához kapcsolódik. Használható Microsoft 365-, Gmail- vagy más, IMAP-kapcsolatot támogató postafiókkal, ezért nincs szükség új e-mail-cím bevezetésére.
Az ügyfelek továbbra is az iroda megszokott címére írnak, például az info@, iroda@ vagy office@ címre. Számukra a kommunikáció módja nem változik.
Amikor új levél érkezik, abból automatikusan egyedi azonosítóval rendelkező ticket jön létre, például FLW-000123 számmal. Az ugyanahhoz a megkereséshez tartozó üzenetek automatikusan egy beszélgetésbe rendeződnek, így a teljes levelezési előzmény egy helyen követhető.
Az ügyfél a levél elküldése után automatikus visszaigazolást kaphat arról, hogy az iroda megkapta a megkeresését. Az üzenet tartalmazhatja a ticket azonosítóját, szövege pedig az iroda saját kommunikációjához igazítható, akár több nyelven is.
A kolléga közvetlenül a Flowyerből válaszolhat. Az üzenet az iroda saját központi postafiókjából kerül kiküldésre, így az ügyfél továbbra is az iroda megszokott e-mail-címét látja, nem pedig egy külső rendszer címét.
A legfontosabb előnyök
1. Minden megkeresés külön, követhető ügy lesz
A központi postafiókba érkező levél automatikusan egyedi azonosítót kap. A megkeresés így nem csupán egy újabb e-mail a postaládában, hanem önállóan követhető ügyfélkapcsolati folyamat.
2. Az ügyfél azonnali visszajelzést kap
A rendszer automatikus megerősítő e-mailt küldhet arról, hogy az iroda megkapta az üzenetet. Ez már a kapcsolatfelvétel első pillanatában rendezett, professzionális működést közvetít.
A visszaigazolás szövege testre szabható és több nyelven is megadható. Az ügyfél így pontosan tudja, hogy a megkeresése beérkezett, és rendelkezik egy hivatkozási azonosítóval is.
3. Egyértelműen látszik, ki foglalkozik a megkereséssel
A ticket felelőshöz rendelhető, így nem marad bizonytalan, melyik kolléga kezeli az ügyfél kérését. Ez csökkenti annak kockázatát, hogy a levél gazdátlanul maradjon, vagy többen párhuzamosan kezdjenek el vele foglalkozni.
4. Mindig látható, kinél van a következő teendő
A ticket státusza jelzi, hogy a megkeresés új, megnyitott, ügyfélválaszra vár vagy lezárt állapotban van. Egy pillantással megállapítható, hogy az irodának kell-e lépnie, vagy jelenleg az ügyfél válaszára vár a folyamat.
Ha az ügyfél egy lezárt beszélgetésre újabb üzenetet küld, a ticket automatikusan újranyílik.
5. A válasz az iroda saját címéről érkezik
A kollégák a Flowyerben készíthetik el a választ, az ügyfél azonban továbbra is az iroda központi e-mail-címét látja feladóként. A kommunikáció így egységes marad, és az ügyfél számára nem jelenik meg különálló külső szolgáltatás.
A válasz formázható, aláírással, beillesztett képekkel és csatolmányokkal egészíthető ki.
6. A belső egyeztetés elkülönül az ügyfélkommunikációtól
A tickethez belső jegyzetek fűzhetők, amelyeket kizárólag az iroda munkatársai látnak. Itt rögzíthető például, hogy milyen iratot kell ellenőrizni, kivel szükséges egyeztetni, vagy milyen választ javasol az ügyben eljáró ügyvéd.
Az @említés segítségével egy másik kolléga közvetlenül is bevonható az egyeztetésbe. A belső megjegyzések nem kerülnek kiküldésre az ügyfélnek.
7. A megkeresés összekapcsolható az ügyféllel és az üggyel
A ticket meglévő ügyfélhez vagy konkrét ügyhöz rendelhető. Az ügyféllel folytatott levelezés így nem marad elszigetelten a közös postaládában, hanem kapcsolódhat az iroda Flowyerben vezetett ügyanyagához.
A ticketből feladat is létrehozható, ha a megkeresés további intézkedést igényel. Ilyen lehet például egy visszahívás, dokumentum-ellenőrzés vagy határidőhöz kötött teendő.
8. Átadáskor és helyettesítéskor is átlátható marad az előzmény
Ha a felelős kolléga nem elérhető, a megfelelő jogosultsággal rendelkező munkatárs megtekintheti a teljes beszélgetést, a korábbi válaszokat, a státuszt és a belső jegyzeteket.
Nem kell külön továbbított e-mailekből vagy szóbeli tájékoztatásból rekonstruálni, hogy mi történt korábban.
9. A csatolmányok is a ticket részeként kezelhetők
A beérkező dokumentumok és egyéb mellékletek a tickethez kapcsolódva maradnak elérhetők. A fájlok egyenként letölthetők, több csatolmány pedig egyetlen ZIP-fájlba is összecsomagolható.
10. A hozzáférés szerepkörönként szabályozható
Az iroda meghatározhatja, hogy mely munkatársak férhetnek hozzá a Ticketing modulhoz. A központi postafiókba érkező megkeresések így csak azok számára jelennek meg, akiknek a feladatköréhez az ügyfélkommunikáció kezelése tartozik.
A kezelőfelület több nyelven is használható, ami a többnyelvű irodai működést szintén támogatja.
Adatbiztonság
Az ügyféllevelezés gyakran bizalmas adatokat, személyes információkat és ügyhöz kapcsolódó dokumentumokat tartalmaz. Ezért lényeges, hogy a ticketek kezelése az iroda saját, elkülönített környezetében történjen.
Az email, vagyis a ticket tartalma az iroda saját, dedikált és elkülönített adatbázisában marad a Google Cloud infrastruktúráján.
Microsoft 365 esetén a postafiók összekapcsolása a Microsoft Graph, Gmail esetén a Google hivatalos API-ján keresztül történik. Más postafiókok titkosított IMAP-csatornán kapcsolhatók a rendszerhez.
A csatolmányokhoz való hozzáférést jogosultság-ellenőrzés védi. Az adatok megőrzése és törlése GDPR-tudatos módon, az iroda saját adatkezelési szabályaihoz illeszthetően történik.
Egyszerű beállítás
A modul használatához az iroda meglévő központi e-mail-postafiókja kapcsolható össze a Flowyerrel. Nem kell megváltoztatni az info@, iroda@, office@ vagy más, már ismert ügyfélkapcsolati címet.
A beállítás során megadható az automatikus visszaigazolás szövege és szabályozható az is, hogy mely szerepkörök férhessenek hozzá a Ticketing modulhoz.
A csatlakoztatást követően a központi címre érkező e-mailek automatikusan követhető ticketekként jelennek meg. Az ügyfelek a megszokott módon írhatnak az irodának, miközben a háttérben rendezett, felelőshöz rendelt munkafolyamat indul el.
Összefoglalás
A Flowyer Ticketing modul a központi e-mail-postafiókba érkező ügyfélmegkereséseket alakítja át követhető irodai munkafolyamattá. Az iroda megtarthatja meglévő e-mail-címét, miközben az ügyfelek egységes, rendezett és professzionális kommunikációt tapasztalnak.
✓ A központi e-mail-címre érkező levelekből automatikusan ticket készül
✓ Minden megkeresés egyedi azonosítót kap
✓ Az ügyfél automatikus, testre szabható visszaigazolást kaphat
✓ A ticket felelőshöz rendelhető és státuszokkal követhető
✓ A válasz az iroda saját központi e-mail-címéről érkezik
✓ A belső jegyzetek elkülönülnek az ügyféllevelezéstől
✓ A ticket ügyfélhez, ügyhöz és feladathoz kapcsolható
✓ Az előzmények helyettesítéskor és átadáskor is áttekinthetők
Ha már Flowyer-felhasználó, a Ticketing modul elérhető a Kommunikáció menüpont alatt. Amennyiben még nem használja a Flowyer-t, de érdekli, hogyan tarthatja egy helyen, követhetően az ügyfélkommunikációt, vegye fel velünk a kapcsolatot egy ingyenes bemutató egyeztetésért!
